En la actualidad ya no es necesario gestionar cada contrato en formato físico ni mucho menos hacerlo de manera manual en archiveros, pues además de frenar los procesos de una empresa, esto generaría un sinfín de peligros financieros, legales y profesionales que ningún negocio puede darse el lujo de tener.
Un sistema de administración de contratos se encarga de aplicar las reglas de negocios para gestionarlos desde la solicitud de creación, el proceso de negociación, el cierre documental, el repositorio y administración post-cierre. Permite a las personas y sistemas dentro de la organización el acceso, análisis y reacción oportuna con relación a información contenida en los contratos. Sirve para mejorar la eficiencia, consistencia, reporteo y control del contenido contractual de una organización. Es decir, habilita una mejor administración de riesgos, control presupuestal, proceso de análisis y toma de decisiones.
La administración de contratos varía desde simples sistemas de bases de datos que permiten a las compañías encontrar sus formatos básicos de contratos y rastrear información, tal como vigencias, penas, renovaciones, etcétera, hasta la administración de ciclos de vida, o inclusive análisis estadístico de variables dentro de un universo determinado de documentos.
Ahora bien, además de todo lo antes mencionado, algunas de las ventajas de contar con una administración de contratos sólida y automatizada son:
· Eliminación de papel
· Eliminación de mensajería
· Reducción de costos
· Reducción de SLA´s
· Mayor Seguimiento
Con una buena aplicación de administración de contratos van quedando atrás los temas de papel, y el factor desplazamiento físico y logístico. En un mismo día, una empresa puede firmar en todo el país cientos de documentos, todos ejecutables. Hoy hay formas inteligentes para una mejor administración de riesgos, visibilidad para toma de decisiones, y mejora operativa y económica.
Comments